Het UBO-register moet de gegevens van de uiteindelijk begunstigden van alle rechtspersonen en andere entiteiten verzamelen. Het is al eind 2017 ingevoerd met de nieuwe witwaswetgeving. Maar pas nu is het KB gepubliceerd dat de hele regeling operationeel maakt (KB van 30 juli 2018, BS 14 augustus 2018). En tussendoor heeft ook de fiscus ruimere toegang gekregen tot het register.
Het UBO-register heeft tot doel toereikende en actuele informatie ter beschikking te stellen over de uiteindelijke begunstigden van in België opgerichte vennootschappen, trusts, stichtingen, vzw’s (ook internationale), en juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met fiducieën of trusts [Het begrip ‘uiteindelijke begunstigde’ wordt omschreven in art. 4, 27° wet van 18 september 2017.].
Al die entiteiten – de “informatieplichtigen” – moeten dus melden wie hun belangrijke aandeelhouders zijn of wie hen controleert.
Bijvoorbeeld: een vennootschap waarvan de aandelen elk voor de helft worden aangehouden door twee aandeelhouders-natuurlijke personen, moet die beide natuurlijke personen aanduiden als uiteindelijke begunstigden omdat zij meer dan 25 % van de aandelen of stemrechten vertegenwoordigen. Een participatie van meer dan 25 % is immers een van de belangrijkste criteria. Een eenpersoons-bvba moet dus in elk geval haar (enige) eigenaar melden.
De te melden gegevens, het gebruik van de gegevens en de werking van het UBO-register zouden nog bij KB vastgelegd worden (art. 75 wet).
Vennootschappen tot trustees moeten allemaal melden
Er zijn 3 “informatieplichtigen” (art. 3-4 KB):
- vennootschappen;
- verenigingen en stichtingen;
- trustees en fiduciebeheerders.
De nieuwe witwaswet bepaalt niet precies welke entiteiten kwalificeren als een vennootschap, maar op basis van het Belgisch vennootschapsrecht vallen ook vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid onder het toepassingsgebied, zoals de burgerlijke maatschap.
Identificatie
De informatie die aan het register meegedeeld moet worden, betreft allereerst de gebruikelijke identificatiegegevens: naam en voornaam, geboortedatum, nationaliteit, het land van verblijf, het volledige verblijfsadres, de datum waarop de betrokkene uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige is geworden, het identificatienummer van het rijksregister of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, of elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel, en de categorie(ën) van uiteindelijke begunstigde waartoe hij behoort.
Als de informatieplichtige een vennootschap is, moet die bijkomend meedelen of de uiteindelijke begunstigde rechtstreeks of onrechtstreeks begunstigde is, en de omvang van het uiteindelijke belang in de informatieplichtige, d.i. het percentage aandelen of stemrechten. Als het een onrechtstreekse begunstigde betreft, moet er meegedeeld worden hoeveel tussenpersonen er zijn en moeten ook voor alle tussenpersonen alle identificatiegegevens bezorgd worden, zijnde minstens de naam, oprichtingsdatum, handelsnaam, rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer.
Minstens jaarlijks melden
De eerste keer moeten de gegevens aan het register bezorgd worden uiterlijk op 30 november 2018 (één maand na de inwerkingtredingsdatum, 31 oktober 2018). Als de gegevens wijzigen, moeten ze aan het register overgemaakt worden binnen de maand vanaf het moment dat men kennis neemt van de wijziging.
De vennootschappen en andere informatieplichtigen zijn ook verplicht om de informatie in het register jaarlijks bij te werken of minstens jaarlijks te bevestigen dat de gegevens nog actueel zijn (art. 5 KB). Bovendien moet ook elke ‘onderworpen entiteit’ die het register raadpleegt, waken over de juistheid van de gegevens: elk verschil dat zij zou vaststellen tussen de in het register opgenomen informatie en die waarvan zij kennis heeft, moet zij elektronisch melden aan de Administratie van de Thesaurie (art. 19 KB).
Praktisch zal de mededeling aan het UBO-register gedaan worden door de wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap of entiteit, of zijn gevolmachtigde, bv. de accountant of belastingadviseur. Daarvoor zal de gevolmachtigde een specifiek mandaat nodig hebben, dat hem in staat stelt om via het elektronische platform MyMinFin de vereiste gegevens te registeren (de betreffende applicatie is op dit moment echter nog niet beschikbaar).
Ook fiscus heeft toegang
Het KB bepaalt voorts de regels voor de toegang tot het register.
Allereerst hebben de “bevoegde autoriteiten” toegang tot het register. Dat is ieder overheidsorgaan met als wettelijke opdracht de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme (of daarmee verband houdende basisdelicten zoals ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd). Daaronder vallen ook de fiscale autoriteiten, de overheidsorganen die belast zijn met de inbeslagneming en verbeurdverklaring van vermogensbestanddelen van criminelen, de overheidsorganen die informatie krijgen over het vervoer of grensoverschrijdend vervoer van geld of verhandelbare instrumenten aan toonder, de CFI en de toezichtautoriteiten.
Er is één opvallende afwijking op het principe dat het register alleen geraadpleegd wordt met het oog op het bestrijden van witwassen. De fiscus kan het UBO-register raadplegen om de juiste heffing van de belasting in hoofde van een bepaalde belastingplichtige te verzekeren (art. 322 § 1 lid 2 WIB 92). Die bepaling is apart ingevoerd met de relancewet van 26 maart 2018 (BS 30 maart 2018) en is van toepassing vanaf aanslagjaar 2019. Het is wel niet de bedoeling om het register systematisch te consulteren. Dat zal alleen gebeuren als het “onontbeerlijk” is (Parl. St. Kamer 2017-18, nr. 2839/1, 257-258).
In de wet staat dat de Koning de voorwaarden en modaliteiten van die raadpleging door de fiscus zal bepalen. Het is onduidelijk of dat in een afzonderlijk KB moet gebeuren. Omdat de privacycommissie vindt dat er verder gespecificeerd moet worden in welke omstandigheden en op welke manier de Belgische fiscus de gegevens van het UBO-register mag raadplegen om de juiste heffing van de belasting te verzekeren (advies nr. 68/2017 van 22 november 2017), lijkt een specifiek KB zich op te dringen.
Bovendien kan de fiscus aan buitenlandse belastingautoriteiten gegevens uit het UBO-register bezorgen als die erom verzoeken (art. 338 § 24/1 WIB 92, ook vanaf aj. 2019).
Ten tweede hebben ook de “onderworpen entiteiten” toegang met het oog op het verplichte klantenonderzoek dat voortvloeit uit de wet van 18 september 2017. Dat zijn de personen en entiteiten die meldingsplichtig zijn in het kader van de algemene witwaswetgeving, dus economische beroepsbeoefenaars, adviseurs, notarissen, advocaten, banken enz. (opgelijst in art. 5 wet van 18 september 2017). Het UBO-register helpt hen bij het identificeren van de uiteindelijk begunstigden achter hun klanten en biedt dus een bijkomende bron van informatie voor het klantenonderzoek.
Ten slotte wordt de toegang ingevolge de vijfde Antiwitwasrichtlijn mogelijk gemaakt voor “iedere burger”. Daaronder valt overigens ook een rechtspersoon.
In elk geval is de effectieve toegang tot de informatie met betrekking tot de uiteindelijke begunstigde voor iedere burger ook beperkt. De burger kan geen kennis nemen van de voornaam, de geboortedag, het volledige verblijfadres en het identificatienummer van het rijksregister of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid van de uiteindelijke begunstigde (art. 9 KB). De opzoeking in het UBO-register kan concreet enkel worden uitgevoerd aan de hand van de naam of het KBO-nummer van de entiteit.
Al wie het register raadpleegt, moet een administratieve kost betalen (art. 14 KB). Die omvat ook de kosten voor het bijhouden en ontwikkelen van het register (art. 75 wet). Het bedrag wordt later nog bij MB vastgelegd. Men kan met de Administratie van de Thesaurie overeenkomen om een jaarlijkse of trimestriële forfaitaire vergoeding te betalen.
Beheer door Administratie van de Thesaurie
Het UBO-register wordt beheerd door de Administratie van de Thesaurie. Iedere raadpleging van het register wordt geregistreerd en bewaard voor 10 jaar.
Sancties
De minister (van Financiën) kan een administratieve boete opleggen van € 250 tot € 50 000 ingeval van een inbreuk op artikel 3 van het KB. Maar artikel 3 betreft enkel de verplichting voor vennootschappen, verenigingen en stichtingen om de gegevens van de uiteindelijke begunstigde over te maken, maar niet de verplichting voor trustees en fiduciebeheerders (die staat in art. 4). Die laatsten ontspringen dus vreemd genoeg de dans als zij hun meldingsplicht niet nakomen.